Le client : Un Etablissement Public dépendant du Ministère de l’Education Nationale

Au moment où nous sommes sollicités, cet établissement voit ses missions considérablement élargies. Dans sa nouvelle acception, l’établissement doit proposer de nouvelles offres de service et doit apprendre à les vendre à des interlocuteurs nouveaux qu’il faut désormais aller chercher et convaincre, alors qu’il était auparavant dans la situation de traiter avec un client unique et « captif ».

Le Directeur Général a donc lancé un « audit de positionnement et un audit organisationnel », dans le but  de clarifier le positionnement stratégique de l’établissement au-delà du décret, forcément succinct, ayant présidé à sa naissance, et de définir, en fonction de la stratégie retenue, les moyens organisationnels à mettre en œuvre.

Nous avons répondu à son attente en proposant de constituer et d’accompagner une équipe projet composée de :

  • L’équipe dirigeante de l’établissement complétée de quelques cadres clés,
  • Un manager de mission, apportant les compléments d’expertises pressentis dans l’offre future de l’établissement.

L’objectif de l’intervention de ce manager de mission était également d’apporter une ouverture à l’équipe en place : ouverture sur d’autres réflexes, d’autres pratiques, de les « challenger » sur leurs habitudes, etc… afin de les aider à sortir de leur cadre et à exprimer un potentiel d’évolution qui semblait présent a priori.

La mission a permis de déboucher sur :

  • Une étude de positionnement stratégique et des préconisations pour construire des relations de confiance avec les cibles,
  • Un diagnostic de l’organisation existante,
  • Des propositions d’évolution de l’organisation de l’établissement et des préconisations quant à la conduite des changements à mettre en œuvre.

Finalement, l’immersion du manager de mission (présent en l’occurrence à mi-temps pendant 4 mois et demi) a permis que les équipes s’approprient progressivement  le nouveau positionnement de leur établissement, et qu’elles participent au diagnostic d’organisation et à l’élaboration des préconisations d’évolution. Le but était d’éviter le syndrome de la solution toute faite produite par le consultant et qui reste étrangère aux équipes. On s’est ainsi donné les meilleures chances que la mise en œuvre soit rapide et efficace.

Suite de la mission : l’organisation cible de l’établissement définie dans la première mission comportait la création d’un poste de Secrétaire Général, dont l’une des premières tâches était de mettre en place un corpus de procédures dans un établissement carencé en ce domaine. La Cour des Comptes dans son précédent rapport avait demandé prioritairement un effort dans ce domaine.

Or l’établissement n’avait pas de Secrétaire Général sous la main instantanément pour pourvoir le poste !

Nous avons donc proposé au Directeur Général de mettre en place un manager de mission pendant 4 mois pour créer le Secrétariat Général et initier sans attendre le chantier prioritaire des procédures.

Comme la nature fait bien les choses, le manager de mission qui était intervenu sur la première mission avait également le profil Secrétaire Général, il avait été fort bien accepté par les équipes, avait acquis sa légitimité et en outre était encore libre pour une nouvelle mission de 4 mois !

Au départ du manager de mission, l’établissement  avait recruté un Secrétaire Général qui a pu prendre le relais harmonieusement grâce à un léger recouvrement dans le temps et le chantier des procédures était largement lancé, avec un process d’élaboration défini et partagé par les équipes, une sélection des procédures prioritaires effectuée et la rédaction des premières d’entre elles bien avancée.

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